Nagyvállalati projekt és portfolió menedzsment

Nézzük meg, milyen feladatokat, megválaszolandó kérdéseket ró egy nagyvállalatra a projekt és a projekt portfolió menedzsment témaköre. Ehhez először is azt a kérdést kell megválaszolnunk, hogy milyen szerepet játszanak egy szervezet életében a projektek.

A szervezeteket két nagy csoportba oszthatjuk ebből a szempontból.

1. A mindennapi operatív tevékenységük projektszerű. Ebbe a csoportba tartoznak például a tanácsadó cégek, építőipari kivitelező cégek, informatikai cégek.


2. A mindennapi tevékenységük folyamat orientált. A legjobb példa talán a bankok, hiszen egyszerűen belátható, hogy a hiteligénylés és bírálat folyamata messze nem illik bele a projekt fogalmába.
   

Azt gondolhatnánk, hogy a projekt és portfolió menedzsment az 1. csoportba tartozó vállalatok életében fontos szerepet játszanak, míg a 2. csoportba tartozó szervezetek életében elhanyagolható a jelentőségük. A helyzet azonban ettől teljesen eltérő, számos nagy bank vezetett be projekt és vagy portfolió menedzsment támogató módszereket, informatikai rendszereket.

Ezt az ellentmondást akkor tudjuk feloldani, ha megértjük, hogy minden szervezet működésének két elkülöníthető rétege van. Az első réteg az operatív réteg. A bank a mindennapi működése során hitelt nyújt és betéteket gyűjt. Erre jól bevált és rögzített folyamatai vannak, melyekhez kidolgozásra kerültek az azokat megfelelően támogató informatikai rendszerek.

Azonban semmi sem állandó, a Bank is folyamatosan fejlődni szeretne, ráadásul a folyamatosan változó környezethez is alkalmazkodnia kell, ezért folyamatosan meg kell újítania az operatív működését. Például hatékonyabb, gyorsabb, az ügyféligényeknek jobban megfelelő folyamatokat kell alkalmaznia, új termékeket vezet be a piacra, ehhez más informatikai rendszerekre, más képzettségű munkatársakra van szüksége, és így tovább.

A szervezet működésének második rétege tehát az a stratégiai réteg, mely azzal foglalkozik, hogy hogyan újítsa meg az operatív működést, hogy a szervezet a környezet változásaihoz is alkalmazkodva elérje kitűzött stratégiai céljait. A stratégiában megjelenő víziót stratégiai akció tervekre, akciókra bontják le, ezek megvalósításához pedig projekteken keresztül vezet az út. A projektek célja tulajdonképpen nem más, mint olyan új eljárások, termékek, megoldások bevezetése az operatív működésbe, melyek segítik a stratégiában kitűzött célok elérését.

Ha mindezt jól akarjuk csinálni, akkor tulajdonképpen két kérdéskörrel kell foglalkoznunk:

1. Mit is kell csinálni ahhoz, hogy elérjük a céljainkat? Azaz határozzuk meg azokat a feladatokat, melyeket végrehajtva elérhetjük céljainkat, de vegyük figyelembe a szűkös erőforrásokat és a várható kockázatokat. Tehát a projektötletekből, a rendelkezésünkre álló pénzből, humán erőforrásból ki kell kevernünk azt az optimális projekt portfoliót, melyet meg tudunk valósítani, és a lehető legközelebb visz bennünket az áhított célhoz. Ha pedig sikeresen megugrottuk ezt a feladatot, akkor folyamatosan figyelemmel kell kísérnünk ezt a projekt portfoliót, hogy vajon a kijelölt úton haladunk-e, illetve vizsgálnunk kell, hogy figyelembe véve a közben végbement változásokat még mindig ez-e az ideális portfolió. Tulajdonképpen erről szól a projekt portfolió menedzsment.


2. Gondoskodni kell arról, hogy minden egyes kiválasztott projekt elérje a kitűzött célját a kitűzött keretek (pénz, erőforrás, határidő) között, azaz csináljuk jól a kitűzött feladatokat. Tulajdonképpen erről szól a projektmenedzsment kérdésköre. Gondoljunk bele, hogy amennyiben egy adott projekt nem teljesít megfelelően, az nem csak az adott projektre van hatással, hiszen veszélyezteti a teljes portfolióval kitűzött célok elérését, más feladatok elől rabol értékes erőforrásokat, pénzt időt, stb…

A továbbiakban első sorban ezzel a két nagy témakörrel, a felmerülő problémákkal és az azokra adható válaszokkal, módszerekkel, és természetesen az ezeket támogató informatikai eszközökkel fogok foglalkozni.