Felsővezetői részvétel

A Projekt Portfolió Menedzsment nem működik, ha nincs meg a felső vezetés támogatása, sőt, nem elég a támogatás, aktív részvételre van szükség. A Projekt Portfolió Menedzsment célja a vállalat erőforrásainak hatékony, megtérülő befektetése a stratégiai célok elérése érdekében. Márpedig az ilyen befektetési döntésekért a felelősség egyértelműen a felső vezetésé.

De hogyan lehet szemléletesen bemutatni a megfelelő Portfolió Menedzsment módszerek alkalmazásának szükségességét, ha a vezetők nincsenek erről meggyőződve. Erre egy jó példa a Crompton Corporation-nál alkalmazott módszer.

A Crompton Corporation egy az olajiparban tevékenykedő vállalat, 1995-ben az elsők között vezetett be Projekt Portfolió Menedzsment megoldást. Az induláskor azonban nem volt minden vezető számára egyértelmű ennek szükségessége. A technológiai oldal vezetői tisztában voltak vele, hogy valamit tenni kell, ami nem csoda, hiszen rajtuk csattant az ostor, nekik kellet kiszolgálni a folyamatosan burjánzó fejlesztési igényeket. Vajon hogyan tudták meggyőzni a többi vezetőt?
Tartottak egy portfolió review-t külső helyszínen, egy szállodában. Ott volt a divízió vezetője az üzleti és a technológiai menedzserek. Egy táblára felragasztottak pontosan 52 db papírt, melyek mindegyike egy futó projektet, vagy projektjavaslatot reprezentált. Minden papírra felírták az adott projekt erőforrás igényét. Minden jelen lévő zsetonokat kapott, melyekre az ő embereinek a monogramja volt felírva. Minden zseton 1 emberhónap munkát jelentett, így emberenként 12 db zsetont kaptak. Ezután megkérték a vezetőket, hogy helyezzék el zsetonjaikat a projekteket reprezentáló papírokon úgy, hogy lehetőleg minden projektet meg lehessen valósítani.
Végül alig a projektek negyedét sikerült teljes egészében ellátni a megfelelő mennyiségű zsetonnal, mielőtt azok elfogytak volna. A megbeszélés végére mindenki számára világos lett, hogy ennyi projekt megvalósítására képtelen lesz a szervezet, ezért a szűkös erőforrásokat koncentrálni kell a valóban fontos projektek megvalósítására.
Azt gondolom ez mindenféle számítógépes chartok és adatsorok nélkül, kellőképpen szemléletes és világos bemutatása volt annak, hogy miért van szükség a projekt portfolió menedzsmentre. A Crompton azóta is, most már több mint 10 éve a felső vezetők teljes támogatásával és részvételével sikerrel alkalmazza az akkor bevezetett megoldásokat.

A Crompton Corporation teljes esettanulmánya elolvasható Harvey A. Levine Project Portfolio Management című könyvében.