Projekt Portfolió Menedzsment

Szinergia cikk a Projekt Portfolió Menedzsmentről

Az alábbi cikk jelent meg a legfrissebb Szinergia újságban a Projekt Portfolió Menedzsmentről:

Projekt Portfolió Menedzsment

Ha azt halljuk projekt, általában az első, ami eszünkbe jut, a cél, határidő, költség hármasa. Akkor tekintünk sikeresnek egy projektet, ha e hármas korlát mindegyike teljesül, ennek felelősségét pedig a projektvezetők veszik a vállukra. Annak érdekében, hogy ezt sikerrel teljesítsék, rengeteg eszköz áll rendelkezésükre a különböző praktikáktól, módszertanoktól kezdve a projekttervezést és nyomon követést támogató szoftverekig.

Az elmúlt évek során mi is számos esetben segítettük a Synergon ügyfeleit a projektekkel kapcsolatos problémáik megoldásában azzal, hogy ezt támogató informatikai megoldásokat vezettünk be a szervezetben. Ezek a megoldások lehetővé teszik a projektek egységes elvek szerinti tervezését, a humán erőforrás konfliktusok előre jelzésével a proaktív beavatkozást, a vezetés számára pedig naprakész, megbízható információkat szolgáltatnak a projektek előrehaladásáról.

Ezek a projektmenedzsment technikák és eszközök azt szolgálják, hogy a projekt megvalósítására fordított erőforrásainkat a terveknek megfelelően, hatékonyan hasznosítsuk a célok érdekében. Abban az esetben azonban, ha a megvalósításra kerülő projekt a szervezet számára nem a megfelelő projekt, a hármas kritérium rendszer leghatékonyabb kezelése ellenére is pazarlás minden forint és minden emberóra, amit az adott projektre fordítunk. Ezzel pedig máris áteveztünk a projekt portfolió menedzsment (PPM) vizeire.

A vállalat tulajdonosai és felső vezetői számára minden projekt egy befektetés, melyhez pénzt és erőforrást biztosítanak, cserébe pedig valamely üzleti cél elérését várják el. Az erőforrások azonban mindig korlátosan állnak rendelkezésre, ezért kell nagy figyelmet fordítanunk arra, hogy a szervezet céljainak megfelelő projekt portfoliót tartsunk fenn. A PPM hiányának egyik legfontosabb jele általában az, hogy a szervezetben burjánzanak a projektek, a nagy és fontos projektek gyakran azért csúsznak vagy buknak el, mert kevésbé fontos feladatokon dolgoznak a kollégák, azaz a szervezet képtelen megfelelően fókuszálni erőforrásait. A PPM arra koncentrál, hogy olyan projekt portfoliót tartsunk fenn, mely maximális mértékben hozzájárul a szervezet hosszú távú sikerességéhez. Az ideális portfolió:

• Támogatja a vállalat céljainak elérését, azaz, a projektek összhangban vannak a stratégiai célokkal;
• A befektetéseinktől megtérülést várunk, tehát közvetlenül vagy közvetve, de a projektek is pozitív eredményt mutatnak fel;
• A céloknak és a prioritásoknak megfelelően, hatékonyan hasznosítja a rendelkezésre álló erőforrásokat;
• Kockázatai összhangban vannak a szervezet kockázattűrő hajlandóságával;

Leegyszerűsítve tehát a PPM a megfelelő projektek kiválasztásáról és a portfolió folyamatos nyomon követéséről, felülvizsgálatáról szól, amibe természetesen beletartozhat a nem megfelelően teljesítő, vagy okafogyottá vált projektek leállítása is. Mire van szükség a PPM sikeressége érdekében?

• Menedzsment: A befektetési döntések felelősségét egyértelműen a vállalat menedzsmentjének kell felvállalnia, ezért az ő aktív részvételük feltétlenül szükséges a PPM működéséhez.
• Módszerek: A nemzetközi gyakorlatban elterjedt értékelési módszerek például a különböző megtérülési számítások (NPV, ROI), kockázat értékelő, illetve döntéstámogató eljárások, mint például az Analytic Hierarchy Process (AHP) állnak rendelkezésünkre. Ezek közül minden szervezet kiválaszthatja a számára legmegfelelőbbet.
• Informatikai támogatás: Ma már elérhetőek olyan PPM szoftver csomagok, melyek a fenti módszerekre támaszkodva, például „mi lenne ha” elemzésekkel, diagramokkal segítik összevetni a szóba jöhető portfoliók hatását a vállalati stratégiára, így támogatva az optimális, kiegyensúlyozott projekt portfolió összeállítását. Ezek a megoldások átlátható módon biztosítanak naprakész információkat a portfoliót alkotó projektek teljesítményéről, ami alapján a rendszeres felülvizsgálat során meghozhatók a további döntések is.

A Synergon az évek során felhalmozott tapasztalatokkal, bevált bevezetési módszertannal, és többirányú gyártói kapcsolatainak köszönhetően a vezető PPM eszközök képességeinek ismeretével tudja segíteni Ügyfeleit a projektmenedzsment és projekt portfolió menedzsment problémák megoldásában.